05 Feb Funktionsklarheit schaufelt Ressourcen frei
Wissen sie eigentlich, was ihr Job in der Realität tatsächlich alles umfasst? Welche Entscheidungsbefugnisse sie haben? Welche Befugnisse andere haben? Ist es ihnen schon einmal passiert, dass mehrere Personen mit der gleichen Aufgabe befasst waren – ohne dass klar war, wessen Job das nun eigentlich ist? Wenn ja, könnte es hilfreich sein, Job-Descriptions der Realität anzupassen – und so wertvolle Ressourcen freizumachen.
Üblicherweise haben Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon, was ihr Job ist. Diese Vorstellung stößt relativ leicht an Grenzen – nämlich jene, die durch die Vorstellung anderer Personen bezüglich deren Aufgabenbereichen entstehen. Um dem entgegenzuwirken, hat es sich mittlerweile durchgesetzt, Job-Descriptions, also detaillierte Stellenbeschreibungen für qualifizierte Aufgaben auszuformulieren. Reicht das für tatsächliche Funktionsklarheit?
Papier ist geduldig
Haben sie schon mal nachgedacht, was in ihrer Stellenbeschreibung alles angeführt ist? Welche Befugnisse sie haben und welche Aufgabenbereiche? Können sie diese auswendig aufsagen? Passen ihre Worte zu dem, was verschriftlicht wurde? Eben – Papier ist halt geduldig und die Arbeitsanforderungen passen oft nicht zu den verschriftlichten Vereinbarungen.
Unklarheit schafft Mehrarbeit
Unklare Aufgabenbereiche und Entscheidungsbefugnisse führen nicht selten dazu, dass Aufgaben von verschiedenen Stellen unabhängig voneinander bearbeitet werden, ohne voneinander zu wissen. Das bindet Energie und Arbeitskraft. In vielen international agierenden Matrixorganisationen gibt es auf unterschiedlichen Kontinenten Abteilungen und Personen, die exakt das gleiche machen – und unter der Mange an Workload stöhnen.
Unklarheit killt wichtige Tätigkeiten
Eine fast noch unangenehmere Folge ist, dass manche Dinge gar nicht erledigt werden, da ja nicht klar ist, in wessen Aufgabenbereich sie fallen. Ein gutes Beispiel hierfür wäre die Personalentwicklung: in vielen Betrieben ohne eigene Personalentwicklungsabteilung ist dies Teil der Stellenbeschreibungen der Führungskräfte – und wird daher oft unkoordiniert oder gar nicht gemacht. Auch das Entwickeln der Organisation wird oft unausgesprochen an Führungskräfte delegiert – und dadurch weder koordiniert noch effektiv durchgeführt.
Unklarheit verhindert betriebliche Beweglichkeit
Unklare Entscheidungsbefugnisse sind vermutlich das größte Übel. Weiß niemand, wer Entscheidungen in konkreten Situationen treffen darf, so wird die Entscheidungsfindung zum Lotteriespiel: entweder wird die Entscheidung von irgendjemandem, der direkt betroffen ist, gefällt und akzeptiert, dann gelingt es, handlungsfähig zu bleiben. Oder der Entscheider wird auf Erbsengröße zusammengeputzt und trifft nie wieder eine Entscheidung. Dann werden dringende Maßnahmen zur Bewilligung an höhere Stellen weitergeleitet, die letztlich mit dem Übermaß an Anfragen zeitlich überfordert sind. Zumindest temporärer Stillstand ist die Folge.
Autonomieentwicklung
Funktionsklarheit und damit verbunden klare Aufgabenbereiche sowie Entscheidungsbefugnisse führen auch zur Selbstorganisation von Teams und Abteilungen. Diese als autonome Kräfte zu betrachten, die ein gemeinsames Ziel (ja, genau: hier braucht es ein klares Unternehmensziel) verfolgen, führt zu hoher oder überdurchschnittlicher Performance. Warum? Weil jeder Mensch nach Autonomie strebt und gestalten möchte! Den Rahmen gibt dazu das Unternehmen – durch Klarheit und Transparenz.
Warum gibt es so oft Unklarheit?
Unklarheit in betrieblicher Organisation unterstützt oft Machtwünsche einzelner, denen es um Machtausübung zum Selbstzweck geht. Da dies in den meisten Fällen ein unbewusster Prozess ist, der hinter dem „Wohl der Firma“ versteckt wird, ist er auch schwer greifbar. Transparenz und Klarheit – nicht nur in der Funktion – sind die Regulatoren, welche dem entgegenwirken.
Was heißt das nun?
Funktionsklarheit als betriebliche und organisatorische Selbstverständlichkeit zu installieren bedeutet vor allem Transparenz herzustellen (vgl. meinen Blogartikel „Transparenz als kontrollierendes Element einer gelungenen Firmenkultur„). Aufgabenbereiche, Entscheidungsbefugnisse und Kompetenzen müssen für alle klar und nachvollziehbar sein.
Checken sie ihren eigene Job-Description und vergleichen diese mit der alltäglichen Realität – passen sie zusammen? Wenn nicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass dies auch auf andere Personen in ihren Funktionen in ihrem Betrieb zutrifft. Passen sie den schriftlich vorgegebenen Rahmen an die Realität an – und stellen sie sich die Frage, warum es da Abweichungen gibt. Sie werden staunen, wie energetisierend die Optimierung der Organisation auf das Unternehmen wirken kann.
Als Experten dafür helfen wir ihnen gerne dabei!