11 Jul Denkanstöße für gelungene betriebliche Kommunikation – abseits der Theorie
Jeder, der sich mit Führungsarbeit befasst, kennt zumindest einige theoretische Modelle, wie Kommunikation zu verstehen ist. Doch lassen sich diese oft nur holprig im betrieblichen Alltag integrieren. In diesem Artikel soll der Versuch gestartet werden, ein paar praxisorientierte Tools abseits der bekannten Theorien als Denkanstöße für gelingende Kommunikation zu formulieren. Aha-Erlebnisse inklusive.
Im Alltag haben wir oft nicht die Zeit oder die Muse, uns mit theoretischen Modellen auseinanderzusetzen. Man lernt diese auf Seminaren, in Workshops oder aus der Literatur und denkt sich: „Wow, super, mache ich!“. Kaum am Arbeitsplatz angekommen, überrollt einen die Alltags-Lokomotive und alle Theorie wird grau. Bricht man Überlegungen zu gelingender betrieblicher Kommunikation auf die Ebene der eigenen Haltungen herab, so finden sich einige Ansätze, die möglicherweise hilfreich sein können.
Nachfolgend möchten wir sechs nützliche Punkte beschreiben, die als Denkanstöße zu sehen sind und die ihnen in ihrer betrieblichen Kommunikation mit großer Wahrscheinlichkeit helfen können.
Klarheit und Transparenz:
Gelungene Kommunikation hängt zu einem großen Teil davon ab, wie klar sie und ihre Mitarbeiter die Ziele und Aufgaben ihres Betriebes, ihrer Abteilung oder auch ihrer Position haben. Wenn alle wissen, was genau ihr eigener Job und jener der anderen ist, wenn sie ihre Funktion und die damit verbundenen Entscheidungsbefugnisse genau definiert haben, dann wissen sie auch wer was wann wie zu erledigen oder zu entscheiden hat. Das spart Zeit, Nerven und Energie. Aufgabenbereiche sollten für alle transparent definiert sein, das entlastet und gibt Sicherheit im Handeln. Entscheidungen zu treffen, für die ich wirklich verantwortlich bin, lassen sich leichter treffen, als jene, wo Unklarheit über die Zuständigkeit herrscht. Transparenz wird bisweilen als das neue Controlling bezeichnet (vgl. Blogartikel „Transparenz als kontrollierendes Element einer gelungenen Firmenkultur“).
Konzentration:
Eng mit dem zuvor beschriebenen Punkt hängt das Thema „Konzentration“ zusammen. Wenn jeder sich auf seine Aufgabe, auf sein Ziel und auf seinen eigenen Job konzentriert, dann gibt es keine Reibereien bezüglich Zuständigkeiten, kaum Einmischungen in andere Tätigkeitsbereiche und viel Energie zur Bewältigung des eigenen Workloads. Zugegeben – für diesen Punkt benötigt man ein hohes Maß an Vertrauen in die Mitarbeiter und in deren Fähigkeiten. Schafft man es obendrein, sich auf eine einzelne Sache zu konzentrieren, reduziert sich die Fehleranfälligkeit maximal: Emails zu schreiben während man telefoniert führt meist zu vergessenen Anhängen, vielen „Ähs“ am Telefon und zu Verärgerung der Gesprächspartner. Und zu guter Letzt: konzentrieren sie sich bei Gesprächen auf ihr Gegenüber. Sie werden erstaunt sein, wie viel wertvoller der Output des Gesprächs wird und wie viel mehr Wertschätzung ihr Gegenüber und sie selbst dabei erfahren dürfen. Dies führt zum nächsten Punkt:
Wertschätzung, Respekt und Höflichkeit:
Der Schlüssel zu unseren Mitmenschen liegt in der Wertschätzung und dem Respekt, den wir ihnen entgegenbringen. Diese Haltung kann sich in vielen Dingen zeigen: in der Konzentration auf meinen Gesprächspartner, im Vertrauen in die fachliche Kompetenz meiner Mitarbeiter, in der Akzeptanz unterschiedlicher Sichtweisen. Das Minimum, welches aus diesem Punkt entspringt, ist die Anwendung von Höflichkeit und Manieren. Schreiende und tobende Menschen, die ihr Umfeld beleidigen, werden kaum die Hürden zwischenmenschlicher Kommunikation überwinden können. „Bitte“ und „Danke“ sind aus unserer Sicht Selbstverständlichkeiten, die zunehmend aus dem beruflichen Alltag verschwinden. Auch Emails, Anfragen oder Bewerbungen höflich zu beantworten, ist ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung – selbst bei negativem Inhalt der Mail. Behandeln sie ihre Mitarbeiter stets so, wie sie gerne von einer Führungskraft oder von Kollegen behandelt werden wollen, sie werden merken, dass die Bereitschaft ihnen zuzuhören oder sie zu unterstützen steig steigen wird.
Ernsthaftigkeit und Disziplin:
Kommunikation benötigt beide Haltungen, um wertvoll zu sein und ernst genommen zu werden. Dies soll nicht bedeuten, dass Spaß und Humor verboten sind, ganz im Gegenteil. Wollen sie als Mensch ernst genommen werden, sollten sie ihr Gegenüber, Inhalte und Probleme ernst nehmen. Gemeinsam zu lachen kann dabei sogar hilfreich sein. Die Anliegen ihrer Gesprächspartner nicht ernst zu nehmen, ist abwertend und behindert jede Form von gelungener Kommunikation. Ein Gespräch zu führen, an Themen dran zu bleiben und zielorientiert zu kommunizieren benötigt obendrein ein hohes Maß an Disziplin und Geduld.
Faktor Zeit:
Im obigen Punkt ist es schon angeklungen: gelungene Kommunikation braucht Zeit (und damit auch Geduld). Sie benötigen Zeit dazu, Dinge zu klären; Zeit, um genau zuzuhören; Zeit, um zu planen, abzustimmen, auszureden. Ausreichend Zeit für Gespräche ist meistens gut investiert: sie ist auch ein Zeichen für die Wertschätzung des Gegenübers und seiner Anliegen. Sich Zeit für die wichtigen Dinge zu nehmen, spart im Endeffekt Zeit, die sie nicht für nachträgliche Korrekturen, Konfliktbewältigungen oder sonstige Nacharbeiten benötigen. Zeit für Pausen und Ruhe ist ebenso ein Faktor, der letztlich Zeit spart. Nächtelange Marathonverhandlungen bringen außer einem Showeffekt zumeist nichts. Die eigentlichen Ergebnisse müssen oft nachverhandelt werden – was man gleich ohne Nachtschicht erledigen hätte können.
Nachfragen und zusammenfassen:
Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber nicht. Nachzufragen, ob man richtig verstanden hat, löst die meisten Probleme und Konflikte schon bevor sie entstehen konnten. Und Nachfragen bedeutet auch, das, was man verstanden hat, in eigenen Worten zusammenzufassen. Erst diese Zusammenfassung zeigt, welche Inhalte angekommen sind und welche nicht. Nachfragen bedeutet auch, das Gegenüber zu fragen, was es denn verstanden hat und nicht ob es verstanden hat.
Diese Liste lässt sich natürlich beliebig fortsetzen.
Wie sie vermutlich gemerkt haben, sind diese Punkte nicht nur zur Verbesserung der betrieblichen Kommunikation geeignet., sondern auch hinsichtlich einer positiven Entwicklung des Betriebsklimas, gegenseitigen Vertrauens, von Loyalität und Zusammenhalt durchaus hilfreich.
Um diese Punkte im Betrieb umzusetzen, ist es notwendig, als Führungskraft mit gutem Beispiel voranzugehen. Die Arbeit an der eigenen Haltung, den eigenen Grundannahmen und der Rolle, mit der man seine Führungsfunktion ausfüllen möchte, wird dabei unumgänglich sein.