Changemanagement erfolgreich meistern – 12 Erfolgsfaktoren

08 Mai Changemanagement erfolgreich meistern – 12 Erfolgsfaktoren

Leben bedeutet Veränderung. Auch in Organisationen muss mit sich ständig veränderten Rahmenbedingungen umgegangen werden. Einen Change erfolgreich zu managen ist komplex. Es ist notwendig die kritischen Erfolgsfaktoren im Vorfeld zu kennen und diese umzusetzen. 

12 Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Changemanagement:

1. Umfassende Symptombeschreibung und Diagnose der Ist – Situation

   Eine umfassende Symptombeschreibung heißt, dass sowohl Strukturen und Einflüsse des Umfelds als auch die Annahmen und Meinungen der Organisationsmitglieder betrachtet werden. Mögliche Erhebungsmethoden sind Interviews und Fragebogen, Dokumentanalysen, Tagebuchverfahren, Workshops mit Feedback von KundInnen oder kreative Verfahren wie Picture – Voice. Dieses Verfahren ist eine anregende Möglichkeit die Aspekte der positiven und negativen Seiten der Ist – Situation durch Fotos von den Betroffenen selbst zu dokumentieren und in Workshops gemeinsam auszuwerten.

2. Visionen, Strategien und Ziele definieren

   Visionen haben den Nutzen Orientierung zu geben und ein „Big-Picture“ vor Augen zu haben. Abgeleitet von der Vision werden Strategien erarbeitet, die es zulassen einzelne, sehr klare und eindeutige Ziele abzuleiten und auszuformulieren. Ein weit bekanntes Zielmodell ist das SMART Modell.

3. Gemeinsames Problembewusstsein

   Indem das Problem klar angesprochen und thematisiert wird, soll der grundsätzliche Handlungsbedarf deutlich werden. Nützlicher und erfolgsversprechender als in Problemszenarien zu verweilen, ist die Vermittlung der Sinnhaftigkeit der Veränderung. Menschen werden nicht durch Angst motiviert Veränderung zu akzeptieren, sondern durch Sinn, Nützlichkeit und Notwendigkeit.

4. Führungskoalition & Treiber

   Jeder Change benötigt Schlüsselpersonen, die von der Veränderung überzeugt sind und diese befürworten. Ein kritischer Erfolgsfaktor ist, aus allen Ebenen der MitarbeiterInnen Befürworter zu finden und diese als Meinungsbilder und Kommunikatoren einzusetzen. Allen voran muss selbstverständlich das Top-Management glaubwürdig, fair und offen den Prozess kommunizieren und auch unbeliebte Themen ansprechen.

5. Kommunikation

   Kommunikation ist der wesentliche Erfolgsfaktor. Wichtig ist zu erkennen, dass Kommunikation ein laufender Prozess ist und es nicht genügt am Beginn und am Ende des Veränderungsprozesses die MitarbeiterInnen zu informieren. Vielmehr geht es darum den richtigen Zeitpunkt zu wählen wann, welche Informationen an wen kommuniziert werden und es gilt immer noch die Regel: „Einmal gesagt, bedeutet noch nicht gehört, zweimal gesagt bedeutet noch nicht verstanden, dreimal gesagt heißt noch nicht verinnerlicht.“

6. Zeitmanagement

   Planung ist alles. Auch bei Changemanagement. Es ist ratsam sich genügend Zeit zu nehmen für eine gute und rollierende Planung. Durch die Definition von Meilensteinen ist es möglich den Prozess aktiv zu steuern, Abweichungen zu erkennen und flexibel darauf zu reagieren und den Plan anzupassen.

7. Projektorganisation & Verantwortlichkeiten

   Einen Change zu belgeiten, bedeutet auch klare Verantwortlichkeiten festzulegen und den Projektmitgliedern genügend Ressourcen (v.a. Zeit) zur Verfügung zu stellen. Es ist ratsam sich gut zu überlegen, wer in der Projektorganisation involviert werden sollte. Die Auswahl der richtigen MitarbeiterInnen kann auch widerstandsmindernd wirken.

8. Hilfe zur Selbsthilfe/Qualifikation/Ressourcen

   Bei Veränderungsprozessen gilt das Prinzip „Betroffene zu Beteiligten zu machen“. Neben der Bereitstellung der Ressourcen (personell, zeitlich und budgetär) ist die Unterstützung der Beteiligten wichtig. D.h. eine ausreichende Ausbildung und Qualifizierung ist von zentraler Bedeutung. Hier kann es sehr hilfreich und profitabel sein, externe Berater zur Unterstützung zur Seite zu stellen.

9. Schnelle Erfolge/Motivation

   Leicht zu realisierende Maßnahmen sollen am Anfang eines Veränderungsvorhabens stehen, um sogenannte Quick-Wins sichtbar und erlebbar zu machen (Ideenbörsen). Wichtig Wertschätzung und Anerkennung zu signalisieren.

10. Flexibilität im Prozess

    Ein guter Plan ist wichtig. Ebenso wichtig ist jedoch auch die ständige Überprüfung und Anpassung des ursprünglichen Plans. Reflexionen helfen dabei notwendige Veränderungen vorzunehmen und die nötige Flexibilität zu wahren.

11. Monitoring/Controlling des Prozesses

    Ein weiterer Erfolgsfaktor ist regelmäßiges Monitoring/Controlling des Veränderungsprozesses mittels Hard – (z.B. Zahlen & Fakten) und Softfacts (z.B. Zufriedenheit). Das Einbeziehen von verschiedenen Perspektiven schafft eine Grundlage für weitere Entscheidungen.

12. Verankerung der Veränderung

    Neue Ansätze und Abläufe müssen verankert werden, um den Erfolg der Veränderung zu sichern. Führungskräfte nehmen eine besondere Rolle ein, da sie durch das Vorleben und Belohnung von neuen Verhaltensweisen eine Stabilierung des Neuen schaffen. Durch Routine und Kontinuität der neuen Verhaltensweise kann das Neue zur gelebten Selbstverständlichkeit werden

Es ist ersichtlich, dass eine Begleitung und Steuerung eines Veränderungsprozesses nicht unbedingt einfach ist und viel Zeit und Know-how braucht. Daher ist es empfehlenswert seine eigenen MitarbeiterInnen zu entlasten und Ihnen eine professionelle Changebegleitung zur Verfügung zu stellen um die geplante Veränderung auch erfolgreich ins Leben zu rufen und nachhaltig zu implementieren.